Sistema integral de conocimiento y certificación en red para Centros Asociados de la UNED

¿Qué es?

La Cátedra de Calidad ha desarrollado un Sistema de Garantía Interna de Calidad (SGICG-CA) alineado con la normativa y directrices de la UNED y ajustado a las necesidades de funcionamiento de los Centros Asociados.

En su diseño se ha buscado la homogeneización, mejora de la gestión y servicios del Centro Asociado, mantenimiento los elementos que comparten, como pueden ser los procesos de clientes en los que existen directrices y herramientas de gestión comunes de la Sede Central de la UNED (matriculación, realización de tutorías o pruebas presenciales, etc.).

¿Para qué sirve?

Este sistema permite una gestión integral cubriendo todos los procesos necesarios para gestionar un Centro Asociado.

Aunque con objeto de agilizar la incorporación en la gestión de los Centros de la mejora continua, se desarrollan sistemas parciales como puede ser el de Carta de Servicios (orientada a los procesos de clientes) o el de transparencia (orientado a garantizar el acceso a la información de todos los grupos de interés).

La puesta en marcha del sistema  facilita el acceso a certificaciones y reconocimientos que mejoran la imagen de los Centros Asociados y de la UNED.

Busca la participación y aprendizaje de todos los grupos de interés asegurando de esta manera  la integración del sistema en los Centros Asociados y la Sede Central y el mantenimiento y evolución del mismo.

Es una innovación colaborativa combinada entre la gestión de la calidad y la tecnología, a través de un sistema virtualmente accesible que integra todo el conocimiento necesario para la implantación y posterior certificación del sistema, y permite compartir información.

Breve descripción

Para facilitar la implantación del sistema de gestión en los Centros Asociados se construye un portal de conocimiento accesible en red (Manual Virtual de Gestión) donde se incluye la definición de todos los procesos y otros elementos que ayudan en la implantación del sistema en todos los Centros  independientemente de su estructura, contribuyendo, además, a la gestión compartida de la información y el conocimiento.

La Cátedra de Calidad facilita el apoyo formativo a los Centros para la implantación del sistema de gestión mediante acciones de formación y aprendizaje con componente práctica, cuyo fin último perseguido es la puesta en marcha en el Centro del objeto de la formación. Estas actividades se canalizan inicialmente a través de un máster que permite la implantación de un plan de calidad en la gestión, y, posteriormente, a través de actividades de extensión universitaria con diferentes metodologías y formatos.

Se han puesto en marcha redes de apoyo para conseguir un sistema participativo (por ejemplo, las redes de auditores y auditoras del SGICG-CA).

Todo el proceso se apoya en la denominada plataforma Quid, que engloba un conjunto de aplicaciones de gestión online que ayudan a hacer uniforme la gestión de los Centros Asociados a la UNED, permitiendo el acceso multi-red de los Centros Asociados a un espacio único de conocimiento.

Dentro del paquete Quid, se incluyen una serie de utilidades que facilitan la implantación y certificación del Sistema de Gestión de los Centros Asociados. Estas nacen desde la gestión del conocimiento aplicado, incluyendo aplicaciones en todo el ciclo de conocimiento doble C.

  • Manual Virtual de Gestión: portal de conocimiento en gestión, accesible en red, estructurado en torno a los procesos incluidos en el mapa de procesos de los Centros Asociados y donde se incluye toda la estructura documental que los sustenta, además de indicadores, buenas prácticas de Centros Asociados y otras referencias. Facilita la implantación del Sistema de gestión en los Centros Asociados.
  • Manual Virtual de Certificación: portal de conocimiento, accesible en red, estructurado en torno a la norma de referencia de acreditación de ANECA, en donde se incluye la definición y estructura documental de los procesos que componen el sistema de certificación desarrollado por la Cátedra de Calidad.
  • Autocomprobación: permite realizar una comprobación del sistema implantado en el Centro con respecto a la guía de referencia del nivel elegido, identificando las evidencias de la implantación y las acciones pendientes. En función de estos resultados, la aplicación identifica los procesos implantados y los que están en fase de implantación.
  • Autoevaluación y plan de mejora: facilita realizar las autoevaluaciones de los Centros Asociados, generando un informe de mejora. La dinámica de funcionamiento permite a los miembros del equipo de autoevaluación realizar sus valoraciones individualmente, con acceso limitado a su propia información, y posteriormente a la Dirección del Centro Asociado integrar todas las aportaciones y llevar a cabo la selección de las acciones a incluir en el plan.
  • Carta de Servicios: permite unificar la Carta de Servicios de los Centros Asociados que, partiendo de la entrada de la información y las fotografías e imágenes, genera un documento apto para su impresión y entrega a los clientes.
  • Flujogramas: herramienta que ayuda a trabajar con procesos en diagramas de flujo y que estos se conviertan en trabajo real para personas. Integra diferentes niveles de gestión para la planificación de la estrategia, planes de acción, cuadro de mando, directrices, procesos, indicadores, flujogramas, actuaciones y tareas. Trabaja con un sistema de roles para la asignación de permisos. Integra otras herramientas como CMI, qBenchmarking y qTareas.
  • qIndicadores CMI: permite compartir los indicadores de gestión de todos los Centros Asociados, facilitando además conocer la situación individual de cada Centro y la comparación con otros.
  • qBenchmarking: permite el intercambio de buenas prácticas entre los Centros Asociados.
  • qTareas: herramienta que permite el desarrollo y planificación de tareas ligadas a procesos o proyectos específicos, así como su seguimiento.
  • Auditorías: aplicación que permite operativizar todo el proceso de implantación, certificación y mantenimiento del sistema de gestión en los Centros.

La implantación del sistema permite acceder a los Centros a una certificación externa a través de una auditoría de certificación. La Cátedra de Calidad “Ciudad de Tudela” es el organismo acreditado por ANECA para realizar el proceso de auditoría. El respaldo de la ANECA al sistema de certificación, otorga al diploma una validez nacional, sobre todo en el entorno universitario.

El coste de certificación del sistema de gestión de los Centros Asociados es muy inferior al de mercado para la UNED y sin coste añadido para los Centros Asociados, con el valor añadido de gestionar desde la Cátedra de Calidad todo el ciclo de conocimiento, desarrollando la tecnología y llevando a cabo las acciones de apoyo necesarias para realizar la implantación.

Acceso:

Los Centros Asociados de la UNED pueden disponer de acceso web a todo el conocimiento relativo a la gestión de los procesos en qinnova.uned.es.

Para cualquier consulta informativa se puede contactar con la Secretaría de la Cátedra de Calidad UNED “Ciudad de Tudela” en secretaria.catedra@tudela.uned.es

Magallón 8 31500 Tudela - Navarra. tel.: 948821535 secretaria.catedra@tudela.uned.es