Manual Virtual de Gestión para Centros Asociados de la UNED (MVG)
Para facilitar la implantación del sistema de gestión en los Centros Asociados, está disponible un portal de conocimiento en gestión, accesible en red, conocido como Manual Virtual de Gestión (MVG).
Este manual está estructurado en torno a los procesos incluidos en el mapa de procesos de los Centros Asociados.
Para obtener una visión de conjunto del sistema de gestión de la organización, los procesos (tanto en el mapa como en el MVG) están estructurados en 3 niveles, agrupados en función del tipo de actividad y de su importancia:
- Procesos generales o macro procesos.
- Procesos específicos.
- Procesos operativos: conjunto de actividades interrelacionadas que transforman entradas en salidas. Definen la información necesaria para operar.
En el manual, cada proceso operativo esta descrito en una ficha en donde se identifican los principales elementos del mismo: denominación y código, control de cambios, propietario en la Sede Central y en el Centro Asociado, objeto, exigencias, recursos, equipos de proceso y requisitos), e incluye el conjunto de soportes documentales en los que se apoyan las actividades de gestión desarrolladas en los Centros Asociados.
En los Centros Asociados pueden existir cinco niveles de soportes por cada uno de los procesos, categorizados de acuerdo a las normas internacionales ISO de construcción de sistemas documentales de gestión de procesos.
Los mapas o sistemas comprenden todos los soportes utilizados para gestionar la información y el conocimiento a nivel superior. Ejemplo de ello son los mapas estratégicos, los mapas de procesos o las declaraciones institucionales.
Los planes recogen los objetivos y acciones a desarrollar dentro del sistema.
La descripción de las actividades del proceso se realiza mediante directrices inspiradas en la metodología REDER. En cada una de las directrices se incluyen, además, las instrucciones y registros necesarios para aplicar el proceso en el Centro Asociado.
Asociada a cada proceso se encuentra una parrilla de indicadores potenciales, descritos mediante una ficha con su descripción, la fórmula de cálculo, el origen del indicador, la periodicidad de media y su tendencia.
Además, incluye documentación relacionada con buenas prácticas aplicadas en Centros Asociados (qBenchmarking) y otros enlaces y publicaciones de interés.
El MVG ha sido desarrollado por la Cátedra de Calidad de Tudela en colaboración con los responsables de procesos de la Sede Central, los Centros Asociados más avanzados en cada materia, así como otros expertos. El Centro de Tudela aplica y sirve de referencia a los procesos desarrollados con anterioridad a su puesta a disposición en la red de Centros Asociados.
El Manual constituye una referencia documental que los Centros Asociados pueden aplicar directamente y/o adaptar a su entorno y forma de funcionamiento.
La aplicación y bases de datos que soportan el Manual Virtual de Gestión son totalmente online. La estructura sigue un modelo centralizado, siendo los usuarios clientes del sistema.
El acceso a la plataforma está garantizado desde cualquier terminal independientemente del sistema operativo utilizado.